2018計劃手冊 高手秘笈5
活用 Evernote 改變職場工作效率的 10 條關鍵筆記術
作者：esor huang
對於還不熟悉這個雲端筆記服務的初學者，我喜歡從旅行、生活整理經驗的分享開始
例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術：我用 Evernote 收納這些生活雜物 」，這些有趣的應用，比較不枯燥，也能引起大家的學習興趣。
例如「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」、「不再找不到東西的整理術：我用 Evernote 收納這些生活雜物 」，這些有趣的應用，比較不枯燥，也能引起大家的學習興趣。
但是如果對我來說， Evernote 對我造成最大改變的，則是在職場的工作效率上。
以前學生時代使用 Evernote（那時候還是沒有雲端服務的上個世代 Evernote ），可能就是覺得整理資料、處理論文大綱很方便。但是進入職場後，真正覺得 Evernote 可以成為（也已經成為）我的最佳工作平台。
今天這篇全新的活用 Evernote 文章，我想分享的是在職場上，哪些 Evernote 筆記術對我造成工作效率的最大「革命」？
- 一、收集一切
我的第一條 Evernote 工作法則，就是把 Evernote 當作工作上的第二大腦，讓 Evernote 成為我的完全記憶中心（延伸閱讀：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法 ）。
在 Evernote 裡除了文字筆記外，也可以收集照片、錄音，或是插入各種格式的檔案，基本上工作過程的所有資料都可以收集到 Evernote 裡面。
這有兩層意義，第一層意義是我們在「工作行動中」一定會產生許多瑣碎的「額外資訊」，就好像倒水時總會不小心噴出幾滴，例如工作往來郵件裡客戶忽然交代了一件另外的任務，在處理編輯主要工作時忽然想到了另外一個工作的想法，這些「溢出來」的訊息怎麼辦？不理他就會忘記，一旦處理又打擾了目前工作進度。
這時候我立刻全部先收集到 Evernote ，以免忘記，又能迅速回到當前工作進度中。
第二層意義是當資訊統一收集到 Evernote 後就能成為一個有效的整理平台「讓我集中處理所有工作」，重要的專案、主要的任務，以及收集起來的那些瑣事，集中在 Evernote 裡，方便我隨時調整重要性次序，安排工作時間。
- 二、用寫下幫助思考
Evernote 是一個可以在各種裝置上使用的工具，做筆記本身的功能又很方便，所以我可以在開會時利用平板快速記錄，在咖啡廳用筆電快速書寫，在辦公室用電腦重新整理，這樣的便利性讓我養成「隨時隨地都在做筆記」的習慣。
而這個習慣最大的好處就是：「用書寫來幫助我的思考」，在「通勤族時間更多，每天三小時神聖時間幫我完成更多事 」一文中我提過即使在通勤公車上，當我思考到某些工作關鍵問題時，我就會開始拿出 Evernote 做筆記，而這些靈感想法就能在回到辦公室時打開電腦版的 Evernote 進行整理與延伸。
更進一步的，「寫下」這個動作，才是最好的思考方式，不只是因為寫下所以不會忘記，而是當「把想法轉換成文字、清單」後，才能開始賦予天馬行空的靈感真正的邏輯性，也會開始了解他們的可行性，寫下是對想法實踐最好的「驗算」。
而且，善用有效果的做筆記方法，例如試著跟自己辯論，試著把想要做什麼變成如何做什麼（參考：從改變你記錄事情的方法開始，工作上的做筆記心得分享 ），可以讓書寫變成一種激發靈感與想法的技巧，你會發現愈寫，就能想到愈多。
有時候朋友說我在工作上可以想得很深入，或是怎麼點子源源不絕，其實依靠的就是單純的書寫做筆記來幫助思考而已。
- 三、紙本行動、數位備份、再次數位行動
有時候即時的工作文書，我們用紙張來完成，但接下來工作結束後這些紙張怎麼整理？整理到資料夾很佔空間（更多時候是懶得整理而開始凌亂），於是我就用數位備份的方式，拍照掃瞄輸入 Evernote 。
但是更重要的問題是：下一次想要使用時怎麼辦？可能要找參考資料，可能未來工作有用，而整理到實體資料夾的紙張只要年代久遠其實找起來都很不容易，反而是數位備份後，更容易搜尋，更利於「第二次、第三次行動」。
就好像 Evernote 內建的「名片相機」功能，在活動當下我們用紙張交換名片，事後我用 Evernote 將所有名片數位化整理，實體名片就直接丟棄，但是未來有任何需要使用的機會，我可以透過數位搜尋在 Evernote 快速找出名片本身，以及我和這位朋友認識的相關資料。
- 四、建立工作上的私人維基百科
當我工作上的一個專案裡有 100 則筆記，當我的整個 Evernote 中有上千則工作記錄，當我不斷的把各種想法靈感、參考資料丟進這個雲端筆記後，這龐大的資料就可以開始成為我私人的維基百科。
擁有私人維基百科，就好像擁有一個你自己專屬的智囊團，這裡面的知識是「和我緊密相關的」，而且不只有外面搜集進來的資訊，也有我自己在工作期間產生的所有專業經驗，後者是 Google 絕對搜尋不到的東西，只有透過「我自己長期累積」才能獲得。
而這樣一個私人的智囊團，常常可以成為自己工作上決一勝負最好的寶庫，讓我們總是能比別人更快處理更多關鍵資訊。
- 五、在同一個地方找到我需要的所有資料
經由第一條筆記術建立的習慣，無論來自什麼地方的工作資料，我都統一在 Evernote 中完成整理，於是帶來的另外一個好處是，未來我需要找之前的某一則工作資料時，我不用去想應該在哪裡找，到底在郵件裡呢？還是在辦公桌的紙本資料夾裡？
對我來說，找古往今來所有工作任務的唯一地方就是 Evernote ，這讓我「總是能」找到東西，不會忘記把東西放在哪裡，也可以更快速的找到。
- 六、串聯我不同時期的靈感想法
有時候前一個工作產生的經驗，可能對下一個工作有幫助。有時候幾年前某個工作時冒出來的想法，或許會對今天我正在進行的工作有所啟發。
但是重點是，我要怎麼把這些原本散落在不同工作的經驗、想法串聯起來，成為一次一次有用的靈感噴發？
在 Evernote 中有所謂的「延伸內容」功能，可以根據目前這則筆記的關鍵字，找出其他相關的筆記，這個功能在我的工作上很有幫助，有時候我正在組織一個新計劃，就會看到延伸內容推薦我原來幾年前的筆記我曾經想過類似的內容。
或者更多時候當我靈感枯竭時，我會習慣把正在思考的問題關鍵字丟進 Evernote 筆記找找看，常常會有意外的收穫，例如之前我在搜尋大數據的概念時，找到多年前我看過的一部電影，透過當時寫下的心得，就讓我輕鬆獲得一個點子，能把那部電影連結到我今天工作上要寫的某一篇稿子中。
這也讓我更有信心像是第一條規則一樣，把所有工作的臨時想法，都先丟進 Evernote（延伸閱讀：把這 10 件「不重要的事情」寫進筆記，讓人生更有動力 ），也不一定要有什麼分類，但之後都可以透過搜尋功能，串連起不同時刻、不同工作裡的相關內容，這也讓每次工作進展更快，創造更多品質。
- 七、優化我的專案經驗，建立我的專案流程
Evernote 在工作上不只是資料的累積，也不只是點子的收集，更是我好幾年工作「實際經驗」的累積。
我常常在完成工作時，把我對這次工作的「反省心得」寫進該工作的任務筆記裡，這是我覺得非常有效果的一個筆記方法，當我下次要進行類似工作時，我只要搜尋就能找回過去幾年來類似工作的經驗，並且從我之前的心得，去優化這一次工作的最佳方式。
我的 Evernote 筆記裡儲存了很多種的「筆記範本」，不過我的範本不是用來套一些漂亮的版型，我喜歡的範本主要是建立給「工作上會重複的固定流程」使用的。
例如執行一本新書專案的流程範本，執行一次有效會議的範本，準備一場講座的行動範本。
這些範本是在一次一次實際執行過程中慢慢優化產生的，會不斷修改，如果這次執行專案發現哪個環節需要加入，就修改專案範本。如果這次開會時，發現討論時如果先進行什麼議程會讓會議更順暢，就調整範本順序。（參考：如何建立有效會議記錄？ Evernote 會議筆記範本格式心得）
於是我每次要進行類似工作時，只要呼叫出範本來套用，我就可以保證自己目前是使用「過去經驗累積優化下的最佳流程」來執行，也就能讓工作效率不斷提高了。
- 八、有效排程並提醒我的任務進度
2013 年開始， Evernote 加入了「時間提醒」功能，從此 Evernote 這個私人維基百科、工作資料庫，更能有效的成為我準時準確執行工作的行動平台。（教學：Evernote 活用「提醒事項」教學，解決七大時間管理問題 ）
把某則筆記加上時間提醒，就能出現在置頂的待辦清單中，於是我可以在大量的筆記中優先看到正在執行、準備執行的任務。
不過我自己在利用時間提醒功能時有一個特殊的使用方式，那就是我不把時間提醒當作鬧鐘，也就是當筆記在某個時間彈出時，對我的意義不是當下必須做這則筆記（因為我知道這種時間提醒常常做不到，意義不大，反而干擾）。
那麼我把時間提醒當作什麼呢？在工作上我當作「從現在開始這則筆記變成正在行動中」，例如明天我要舉辦講座，我會設定筆記在今天早上提醒，也就是從今天早上開始，我要更全力準備講座內容的意思。
當作一種「進度的提醒」，這樣出現在待辦清單的 Evernote 筆記，表示目前工作中應該常常關注的內容，也可以跟幾千則的筆記有所區隔。
- 九、幫助我專注當下最重要的任務
當我說我把 Evernote 當作自己最重要的工作平台時，意思是每次我開始工作，第一件事情就是打開 Evernote， 從 Evernote 裡找出要做的工作，並且在 Evernote 裡直接工作（整理資料、撰寫大綱草稿、修改計畫、腦力激盪等等）。
即使我的筆記快要 5000 則，我卻還是可以每次打開 Evernote 後，真正專注在自己最重要的眼前工作上，這要怎麼做到呢？
有些東西是搜尋關鍵字找不到的，例如「什麼筆記現在對我很重要？」這時候我就會幫這些筆記加上重要的標籤，於是每次我能知道自己當下應該先聚焦在哪些筆記。
而特別重要的筆記，我會進一步放入「捷徑」，這些筆記就會出現在 Evernote 的快速清單裡，方便我隨時打開，例如等一下開會要用的會議筆記。
- 十、團隊溝通的共用協作平台
在這幾年的工作裡，當要與其他夥伴合作某一個專案，例如一次大型的活動時，我們就會利用 Evernote 進行共用協作，彼此可以交換筆記資料，可以一起建立流程待辦清單，能夠提醒對方準時執行任務，本文前面提到的所有功能，都能在這個共用協作平台完成。
經由上面十種筆記方法，在這幾年裡， Evernote 確實改造了我的工作流程，提升了我的工作效率，他們都不是什麼專業難懂的技巧，更重要的是嘗試把 Evernote 加入我們的工作系統，改良許多原本缺乏生產力的毛病，就能讓一個好筆記方法，成為職場競爭力決勝的關鍵。
本文轉貼自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者）
