2018計畫手冊 高手秘笈2
Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
GTD，是「 Getting Things Done 」的縮寫，可以直翻為「讓事情完成」，是由 David Allen 提出的一套非常有系統的時間管理方法，他的經典著作書名直翻為「搞定：無壓工作的藝術」，可以看出這套方法不只可以用來管理時間，更重要的是提出一套讓人生可以順利達成行動，透過行動不斷成長，減輕我們工作與生活壓力的方法。
我在電腦玩物中雖然沒有直接介紹 GTD 方法，但其實我的許多文章裡都包含著 GTD 的精神與技巧，相信有這方面涉獵的朋友一定都看得出來。我也曾經從各種角度用 GTD 概念去管理數位工作，例如「把 Gmail 做 GTD 改造」、「把 Mac 檔案系統做 GTD 改造」。
而最近我去上了張永錫老師的《國際授權GTD研習會》，有來自 David Allen 團隊的專家現場指導，甚至 David Allen 團隊為每種工具制定了各自一本 GTD 設定手冊，其中包含我常用的 Google 系統、 Evernote 系統，兩天的課程下來，對 GTD 的時間管理流程有更深刻具體的體悟，於是也引發了許多新想法。
0. GTD 精神與 Evernote 價值非常契合：
我目前對 GTD 方法的理解是他提出了下面五個時間管理步驟：
- 「1. 捕捉」：你必須清空大腦，盡可能把引起你注意的事情捕捉下來，放在集中的收集箱，並且盡可能 100% 的收集。
- 「2. 理清」：對每一件收集的事情進行思考判斷，是不是可以採取行動？還是要放入參考資料庫？她的下一步行動是什麼？他的預期結果是什麼？
- 「3. 整理」：組織下一步行動清單，按照適合你的方式分類，重點是讓你可以隨時因時制宜，知道現在可以採取什麼行動。
- 「4. 檢視」：你必須常常查看清單，養成每日每周檢視清單的習慣，完成回顧、清空、更新等動作，定期安排好未來一周或兩周的行動。
- 「5. 執行」：如此一來你的系統就會值得信賴，你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，並更專注在重要任務上。
我的理解裡 GTD 方法有三大精神：「清空大腦、下一步行動、自我檢視」，這其實也是工作法的核心理念。
清空大腦是說不要讓大腦負擔記住事情的壓力，而且最重要的是大腦根本也記不住，所以需要「收集箱」、「待辦清單」、「參考系統」的外部組合（這也是核心時間管理工具的組合，可參考：幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？），去釋放大腦的壓力，讓大腦專注在他真正擅長的事情：「思考」上面。
1. 如何用 Google 捕捉瑣事、任務、想法與專案？
GTD 的第一原則就是把大腦裡的雜事與想法清空，讓他們統一集中，方便自己後續處理。
而 Google 有兩大工具很適合集中收集要做與想做的事情，那就是 Google Inbox 與 Google Keep ，但是兩個收集箱要怎麼定義彼此的用途呢？我是這樣區隔的：
- Google Inbox：
- 收集他人交代的任務（也就是郵件）
- 收集各種需要做的瑣事（單一行動即可處理完成的任務）
作為一個郵件系統， Google Inbox 天生就是一個很棒的收集箱，其他人要交代我做的事情自然就會經由郵件進入這個收集箱，我只要善用 Inbox 功能好好管理排程即可。
另外 Google Inbox 可以不須郵件「單獨新增提醒」（參考：你沒發現的 Google Inbox 12種智慧型待辦清單這樣用），也就像是待辦清單一樣，可以新增一行文字的待辦任務，但也因為這個特性，不太適合做複雜任務的收集，所以我自己限制 Google Inbox 就是用來收集單一行動即可完成的瑣事。
每天這樣自動（別人寄給你）與手動（我自己新增提醒）收集，下班前就可以在 Google Inbox 的收件匣好好管理今天捕捉的任務了。
以定位來看， Google Inbox 對我來說就是一個收集「我必須做」但「單一瑣碎」任務的地方，這也符合郵件工作系統通常的特性。（參考教學：Google Inbox 帶來五個高效能習慣）
- Google Keep：
- 捕捉想法（想要做的事情，但還不是必須做）
- 捕捉需要多步驟的任務（也就是專案或是大任務）
而 Google Keep 的便利貼牆可以製作待辦清單便利貼，便利貼還可以用顏色與標籤分類，也是一個不錯的收集箱與管理系統。（參考：Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學）
並且我在使用上，利用 Google Keep 可以建立待辦清單、筆記內文字描述的特性，和 Inbox 做出了區隔。因為 Keep 的筆記可以內含待辦清單，這就更適合收集那些需要多個步驟才能完成的大任務，通常可能是大中小專案。
至於 Keep 本身可以寫筆記與插入圖片、錄音檔的特性，也適合捕捉想法任務，也就是有些任務是「我自己想要做」，但沒有非做不可的壓力，這時候也適合丟入 Keep 做管理。
另外 Google Keep 在新增筆記時預設是「白色便利貼」，我利用這個特性，將「白色」定義為收集箱，也就是還沒有經過接下來理清與整理的雜事，這樣我每天下班前只要利用搜尋過濾出白色筆記，就可以好好理清今天收集的任務。
2. 如何用 Google 理清與整理下一步行動？
利用 Google Inbox 與 Keep 分別收集了瑣事、想法、任務、專案後，更重要的就是繼續「理清」他們的下一步行動是什麼，開始「整理」出有效的任務清單。
- Google Inbox ：
- 利用圖釘，幫郵件加入下一步行動的描述
- 利用標籤分類，把下一步行動分類到各種情境
因為在我的定位中， Google Inbox 收集的大多是辦公室裡的瑣事，所以我在 Google Inbox 中會建立下面的標籤分類，然後把郵件或提醒「移至」分類中：
- ＠01下一步行動：相對比較重要的瑣事，需要有空就先執行。
- ＠02和主管開會：下次和主管開會與討論時要提出來的事項。
- ＠03需要答覆：還需要回信給對方的任務。
- ＠04行政瑣事：需要使用公司內ERP處理的行政小任務。
- ＠05追蹤：過一段時間要關注看看後續發展的任務。
- ＠06有空再說：沒做也沒關係，真的很有時間再看的任務。
這樣做的好處是我可以「統一處理類似的瑣碎任務」，例如我現在有一個小時空檔，今日重要事情也完成了，那我就打開「行政瑣事」，一次把需要用到公司內 ERP 或行政流程的多個瑣事一次處理完，這樣其實最節省時間（如果分散處理就變成要一直開開關關公司系統）。
而當我要優先處理相對重要一點的瑣事時，我都會先打開「下一步行動」，先把重要的處理完成。
- Google Keep：
- 在筆記中羅列下一步行動
- 利用筆記的標籤與顏色分類專案
在我的定位中， Keep 處理需要多步驟的專案，以及處理逐漸成形的想法，所以除了透過筆記持續「理清」更多下一步行動外，我利用 Google Keep 的標籤做下面的分類（每個分類剛好搭配一種筆記顏色）（操作教學：如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?）：
- ＠01新書專案：針對出版工作需要的專案筆記。
- ＠02部落格專案：針對部格寫作的文章任務筆記。
- ＠03課程專案：針對講座與課程的構想筆記。
- ＠04生活專案：針對個人生活的任務筆記。
- ＠05參考：不是任務，而是參考資料的內容。
- ＠06追蹤：已經完成，但希望未來關注其進展的任務。
- ＠07未來專案：只是想做，還不需要真的開始作的任務筆記。
應該也是很清楚，主要和 Inbox 的不同點在於， Inbox 的分類用在處理辦公室各種情境的瑣事，而 Keep 的分類則以「專案角度」為目標，讓我可以透過分類，持續追蹤每個大任務與專案還需要執行的下一步行動。
3. 如何用 Google 檢視？
「檢視」在 GTD 中是非常關鍵的一個環節，也就是要回顧自己完成了什麼？未完成的還有什麼？從而可以安排出「未來的正確行動」。
而在上述兩大系統 Google Inbox 與 Google Keep 中如何進行檢視呢？我推薦下面這樣的作法。
在 Inbox 中，可以執行「清空收件夾」這個動作（頻率可以每天或隔幾天，看你的工作型態而定），當已經完成的郵件，或是「已經分類到清單」的郵件，都可以「視為完成」，按下「打勾」將他們全部從收件匣封存，讓收件匣清空，才能繼續有效的收集新的雜事。而要處理任務就是到各個清單去處理即可。
在 Keep 中，我則是把「白色筆記」（也就是未分類的筆記）分類到特定的標籤清單，然後把完成的任務筆記、參考性的非任務筆記、只是要追蹤的任務筆記、未來想做的任務筆記，都按下［封存］，讓他們在筆記牆上暫時消失，讓我可以專注在未完成的任務筆記上。（放心，封存不是刪除，這些封存的筆記還是可以在各自清單與搜尋中找到）
保持常常做這樣的檢視，那麼 Inbox 與 Keep 中就會只具備「要做的任務」，成為一個讓我們可以專注在「執行」上的可信任系統了。
4. Google 日曆的定位：最重要的每日清單
熟悉 Google Inbox 與 Google Keep 的朋友看到這裡，可能會問： Inbox 與 Keep 不是可以加上時間提醒嗎？還可以把提醒同步到 Google 日曆。為什麼前面都沒有利用到時間提醒？（關於 Google 日曆的待辦清單新功能請參考：Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！）
我故意把這個功能留到最後，是因為要跟「 Google 日曆」一起講，根據 GTD 的指示，我們應該要把「日曆」當作一個「最神聖的時間管理領域」，意思是一旦排上日曆時間表的進度與任務，就是「我非這個時段完成不可」！
有這個決心，你的日曆才會有用，才不會只是排了一堆時間，結果都做不到。但也因為如此，我們應該克制自己「使用時間提醒」的次數，只有那些真的需要在那個時間執行不可，我絕對確定我今天一定要做的任務，才排入 Google 日曆。
也可以說就是我在「[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則」那屬於「1」的核心任務，或者頂多加上「3」的重要任務。
這時候，我就在 Inbox 與 Keep 中，將某個任務加上特定的時間提醒，並且讓其自動同步到 Google 日曆的「提醒」行事曆中，顯示在日曆上，在那一天我絕對要完成他。
「 Google 日曆」這個最後的時間管理聖域，我將其定位為「有明確執行時間的任務或專案，以及今天最重要的事」，搭配我之前分享過的「進攻型行事曆」專案進度管理方法，Google 日曆就成為我每天最聚焦的核心時間管理清單了。
5. 如何在 Google 系統專注執行？
經過上述的流程， Google 的 GTD 時間管理系統就架構起來了，那麼實際執行時的流程是什麼呢？其實實際執行時剛好順序跟我的教學反過來：
- 每天早上，優先打開 Google 日曆，查看今日專案進度，執行日曆上的今日最重要任務（來自 Keep 或 Inbox ）。
- 完成「最重要」專案或任務進度後，打開 Google Keep ，看看最重要的幾個專案清單分類裡，有沒有需要執行的下一步行動，繼續推動這些重要專案。
- 重要專案也處理到一段落後，打開 Google Inbox，接收新任務（郵件），並從清單中依情境處理需要被完成的瑣事。
- 每天睡覺前，記得「檢視」一遍 Inbox 與 Keep ，安排好明日最重要的任務，封存已經不需要的任務。
這樣每日循環，一個高效率且可信賴的 Google GTD 系統便完成囉！
以上，就是我目前研究後覺得最順暢的 Google GTD 流程，提供給使用 Google 系統的朋友參考，也歡迎大家提供你們的方法。而如果想聽我現場分享更多 Google 如何管理時間、雜事、人生的私房心得的朋友，歡迎來「報名我受邀開設的相關課程」。
來自電腦玩物原創作者 esor huang（異塵行者）
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