有果效的開會

文 / 許志明(《邁向豐盛的職場人生》作者)


非開不可的會,可以精簡、縮短嗎?

上班用很多時間開會,越高層會議越多,因此開會需要有果效。先整理一下,平均用多少時間、為什麼開會?減除不需要、沒有明確目的、低效率的會議。

會前的準備
會議要有清楚的性質和目的。制訂議程,每一項有負責人和預設時間:誰需要參加?參加者的角色?誰要列席或事後收到會議記錄?預定開會的時間、地點,給參加者充分的通知。提供參加者會前資料,讓他們有時間考慮和準備。如果你是會議的主持人或重要參與者,在開會前嘗試了解主要參與者的觀點和考慮,找機會和他們事先溝通。

進行會議
準時開始,重申會議的目的和議程。過程中用心聆聽,協調參加者的發言,控制時間。討論要針對議程,不偏離。開會的目的是討論事情,達成共識,做決定。有了決定要定行動點:誰負責什麼,在什麼時間完成,期望的成果。有清楚的會議記錄,準時結束。

會後跟進
會後分發會議記錄,以確定內容。跟進行動點的執行,報告進度。按執行狀況做適當的調整。缺乏跟進是很普遍的疏忽,要特別留意。事情結束後,評估成功的因素和以後需要改進之處。感謝參與者,安排慶祝。
很多人都知道這些執行會議的方法,所以重點不在乎知道,而是持續規律的執行。有果效的會議要能避免「議而不決,決而不行,行而不達」。

聖經中重要的執行者
自然神論中的神,創造了就不管不顧,讓人自生自滅;聖經中的神,創造之後仍然參與、塑造和完成。祂不斷供應維持宇宙的運行、給人呼召、帶領、指引、幫助和提供機會。我們作為神的僕人、管家,執行事務要按神的心意,靠神的帶領、幫助和資源。

聖經中重要的執行者都與神同工同行:
•亞伯拉罕,離開熟悉的家鄉到迦南地。
•摩西帶領以色列人出埃及,約書亞帶領以色列人攻佔迦南地。
•大衛與非利士人作戰。
•尼希米重建耶路撒冷城牆。
•耶穌在地上的事工。
•使徒行傳中的宣教工作。

執行需要神的參與
想要人生豐盛、多結果子,就要按角色、責任,做對的事情,並將事情做好。人常在執行上靠自己,但事實上,對很多事情不完全了解,智慧能力也有限,不能掌控外在的環境、內部的文化、人事變遷、機會的出現和過去。人的智慧、能力、機會來自神,神完全了解我們和情境,也掌控情境。祂樂意幫助、帶領尋求祂的人。有果效的執行,需要與神同行同工。求神幫助我們定方向、目的,知道重要角色的責任、洞察做事的動機,建立好的態度和習慣。在落實過程中,求神提供機會、資源、適當的人、智慧、能力和勇氣,在過程中經歷神、榮耀神。

【個人的經歷】

我年輕時很有自信,覺得只要自己努力,要做的事應該都能做到。後來經歷挫折,就開始了解自己很有限,但很多年來,也沒有意識到要尋求神的幫助,主要多是靠自己來解決問題,承擔生活中的責任和負擔。神其實一直都在幫忙、帶領,但我沒有察覺,主要是缺乏反思和與神對話。

十幾年前,神提醒我,祂是無所不在、無所不知、無所不能,存在於生命中的每個情境,祂是主,我的工作、家庭、服事都應該讓祂帶領、掌權。我慢慢從生命中自我行事、靠自己過日子,轉而學習尋求聆聽神的帶領,在生命中多些反思,察覺神的同在。

在回顧中,我發現神一直在帶領、幫助我,給我很多的機會。就像慈愛的父母,在兒女沒察覺時祝福他們的成長,做了很多安排和準備。我第一份工作很適合我的強項和興趣,有很好的上司和同事;第二份工作有很多發展的機會。我創業籌資時,因為沒有管理事業的經驗,很難找到投資者,但神給了我很好的投資者。做事最重要的是人,神給我很好的同事,包括前後三位可以彼此信任、一起配搭的財務長,多年在公司生意起伏當中,不離不棄的同事。公司也經歷到出乎意外的合作關係和訂單。沒有神給的機會、資源和幫助,我人生的經歷會很不一樣。我受的教育、找到的工作、職場的發展、家庭的祝福、事奉的機會、生命中的同行者,不是努力就能得到,不是理所當然而是出於神的恩典和祝福。我心中湧流出對神莫大的感恩,不只是祂給的祝福,也因為祂的接納和保守。

我們能夠執行是出於神的供應和幫助。如果清楚的認定這一點,專心尋求倚靠神,在執行上會更有果效。不只事情會做得更好,也因為經歷到神的同行,心裡會有寧靜、安穩和喜樂。詩篇二十三篇指出耶和華是生命中的供應者、帶領者、安慰者和保護者,祂信實可靠、滿有恩典、慈愛。期盼我們在每天的執行上,都與祂同行同工,經歷祂的美善。


(摘自《邁向豐盛的職場人生》,〈第十八章  有果效的執行‧下〉)

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